obowiązująca w Przedsiębiorstwie Produkcyjno-Usługowym „ROBEX” sp. z o. o.

§ 1
Wstęp
1. Na podstawie art. 25 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
(Dz. U. z 2024 r. poz. 928) ustala się w Przedsiębiorstwie Produkcyjno-Usługowym
„ROBEX” Sp. z o. o. procedurę zgłoszeń wewnętrznych, która określa zasady zgłaszania
naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących
zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów).
2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego
zarządzania w Przedsiębiorstwie Produkcyjno-Usługowym „ROBEX” Sp. z o. o. i służy
zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu
ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.
3. Procedura zgłoszeń wewnętrznych ustalona została po konsultacji z przedstawicielami osób
świadczących pracę w Przedsiębiorstwie Produkcyjno-Usługowym „ROBEX” Sp. z o. o.,
wyłonionymi w trybie obowiązującym w Podmiocie.
4. Każda z osób świadczących pracę w Przedsiębiorstwie Produkcyjno-Usługowym „ROBEX”
Sp. z o. o. zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury zgłoszeń wewnętrznych
oraz do jej przestrzegania.

§ 2
Definicje
Ilekroć w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych jest mowa o:
1) Procedurze – rozumie się przez to Procedurę zgłoszeń wewnętrznych dotyczącą
przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych.
2) Podmiocie/Pracodawcy – rozumie się przez to Przedsiębiorstwo ProdukcyjnoUsługowym „ROBEX” Sp. z o. o.
3) Zespole – rozumie się przez to osobę/dział/jednostkę organizacyjną Pracodawcy
odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych, w tym
prowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia.
4) Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia
(wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) o naruszeniu prawa w
kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy
zatrudnienia czy współpracy, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika,
członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości
prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy,
podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty,
wolontariusza, praktykanta.
5) Zgłoszeniu – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Pracodawcy
informacji o naruszeniu prawa.
6) Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną
lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa
przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako
osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która
dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.
7) Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte w celu oceny
prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania
naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym postępowanie
wyjaśniające.
8) Kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania
umożliwiające dokonywanie zgłoszenia.
9) Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub
zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub
ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub
wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym
bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.

§ 3

Dokonywanie zgłoszeń
1. Zespołem odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń oraz sprawującym całościowy
nadzór nad przyjmowaniem zgłoszeń i podejmowaniem działań następczych jest .dział kadr
i płac, a jeśli pracownicy są nieobecni, dyrektor zarządzający – Krzysztof Adamczyk.
2. Zespół działa w sposób bezstronny, niezależny, na podstawie upoważnienia do
przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
3. Zespół, co do którego z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób
zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, nie może
analizować takiego zgłoszenia. W takim przypadku Podmiot wyznacza i upoważnia odrębny
Zespół do analizy takiego zgłoszenia.
4. Sygnalista może dokonywać zgłoszenia za pośrednictwem następujących kanałów (do
wyboru przykłady):
a) na adres do korespondencji: ul. Kaszubska 28, 84-300 Lębork, Przedsiębiorstwo
Produkcyjno-Usługowe Robex Sp. z o.o., Dział kadr i płac z dopiskiem zgłoszenie
do rąk własnych;
b) poprzez e-mail na adres administracja@robex.pl, tytuł maila (np. sygnalista –
zgłoszenie) i/lub z wykorzystaniem formularza znajdującego się na stronie Pracodawcy,
który będzie stanowił załącznik do maila, www.robex.pl;
c) za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego pod adresem
www.robex.pl;
d) za pośrednictwem aplikacji do dokonywania zgłoszeń w formie elektronicznej;
e) ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od
otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.
5. Za zgodą Sygnalisty zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie:
a) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
b) dokładnej transkrypcji rozmowy, lub
c) protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg.
6. W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego zgłoszenia, Sygnalista może dokonać
sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy
przez ich podpisanie.
7. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym
co najmniej:
a) datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji
o naruszeniu prawa;
b) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia
naruszenia prawa;
c) wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
d) wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
e) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
f) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą
okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
g) wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
8. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego
składania nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o
ochronie sygnalistów (Dz. U, z 2024 r. poz. 928), osoba dokonująca zgłoszenia
nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo
pozbawienia wolności do lat 2.
9. W przypadku ustalenia w wyniku analizy zgłoszenia albo w toku postępowania
wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę,
Sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w
przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako
ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować
rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do
świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy
cywilnoprawnej dokonania nieprawdziwego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem
umowy i zakończeniem współpracy. Osoba, która dokonała zgłoszenia, w którym świadomie
podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla Sygnalistów.
10.Sygnalista nie może* przekazać zgłoszenia anonimowo.

§ 4
Naruszenia prawa, które podlegają zgłoszeniu
1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu
obejście prawa.
2. Informacje zgłaszane przez Sygnalistę dotyczą:
a) korupcji;
b) zamówień publicznych;
c) usług, produktów i rynków finansowych;
d) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
f) bezpieczeństwa transportu;
g) ochrony środowiska;
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
i) bezpieczeństwa żywności i pasz;
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
k) zdrowia publicznego;
l) ochrony konsumentów;
m) ochrony prywatności i danych osobowych;
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu
terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i
pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
q) konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w
stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami
wskazanymi powyżej.
3. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub
potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u Pracodawcy.

§ 5
Analiza zgłoszenia, postępowanie wyjaśniające
1. Dostęp do kanałów zgłaszania posiada Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i
podejmowanie działań następczych.
2. Po otrzymaniu zgłoszenia, Zespół podejmuje działania w celu oceny prawdziwości
informacji zawartych w zgłoszeniu, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą
komunikację z Sygnalistą, w tym, o ile będzie to uzasadnione występowanie o dodatkowe
informacje dotyczące zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia.
3. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdzenie
przyjęcia zgłoszenia, chyba że nie wskazał on adresu do kontaktu, na który należy takie
potwierdzenie przekazać. W przypadku zgłoszenia ustnego, Sygnalista otrzymuje
potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia podczas spotkania, na którym dokonuje zgłoszenia.
4. Zespół może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania
wyjaśniającego, w sytuacji, gdy z treści zgłoszenia wynika, iż jest ono bezspornie
nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
5. Zgłoszenie, które pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego podlega niezwłocznemu procedowaniu.
6. Zespół może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek
organizacyjnych Pracodawcy lub niezależnych konsultantów do udziału w postępowaniu wyjaśniającym.
7. Zespół rozpoznaje zgłoszenie, podejmuje działania następcze, przekazuje informacje
zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia
przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w
terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.
8. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Zespół ocenia zasadność zgłoszenia.
W przypadku zgłoszenia zasadnego, Zespół wydaje rekomendacje o stosownych działaniach
naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa
oraz rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub
podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości.
9. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia, Zespół przekazuje niezwłocznie
Sygnaliście oraz osobie, której zgłoszenie dotyczy informacje o dokonanym zgłoszeniu oraz
wynikach przeprowadzonej weryfikacji.

§ 6
Zakaz działań odwetowych
1. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych, próby ich stosowania lub groźby
zastosowania takich działań wobec Sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, a także ujawnienia
publicznego – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).
2. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych w stosunku do osoby, która pomogła
Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz w stosunku do osoby, która jest z Sygnalistą powiązana.
3. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub
innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będą traktowane jako
naruszenie Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem
umowy, która łączy osobę podejmującą działania odwetowe z Pracodawcą.
4. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności:
a) odmowa nawiązania stosunku pracy;
b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
c) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony
po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
d) niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę
na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji
gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
e) obniżenie wynagrodzenia za pracę;
f) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
g) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z
pracą lub obniżenie wartości tych świadczeń;
h) przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;
i) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
j) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych;
k) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
l) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
m) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka
o podobnym charakterze;
n) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
o) mobbing;
p) dyskryminacja;
q) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
r) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach
podnoszących kwalifikacje zawodowe;
s) nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile
przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
t) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym
sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia
sektorowego lub branżowego;
u) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
v) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w
szczególności dobrego imienia zgłaszającego.
5. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa
się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 3 powyżej. Na
Pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.
6. Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze (tzn. dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do
naruszenia prawa nie doszło), nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze oraz
w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).
7. Osoba, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia w tzw. złej wierze, ma prawo żądać od
Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia odszkodowania lub zadośćuczynienia za
naruszenie dóbr osobistych.

§ 7
Dane osobowe
1. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają
ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.
2. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście
oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista,
który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony
ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Zespół. Zespół
zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
3. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację,
nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym
pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne
informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy
takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z
powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy
publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań
przygotowawczych lub postępowań sądowych. Tożsamość podmiotów, których dotyczy
zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.
4. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane, a w
razie przypadkowego ich zebrania są w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy, usuwane.

§ 8
Rejestr zgłoszeń
1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń, niezależnie od przebiegu działań następczych.
2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Zespół.
3. Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej:
a) numer zgłoszenia;
b) przedmiot naruszenia prawa;
c) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
d) adres do kontaktu Sygnalisty;
e) datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
f) informację o podjętych działaniach następczych;
g) datę zakończenia sprawy.
4. Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności. Dane osobowe oraz
dokumenty związane ze zgłoszeniem przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu
roku kalendarzowego, w którym zakończono działanie następcze lub po zakończeniu
postępowań zainicjowanych tymi działaniami lub po przekazaniu zgłoszenia do organu
publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

§ 9
Informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych
1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich
lub organu publicznego, z pominięciem Procedury, w szczególności gdy: w terminie na
przekazanie informacji zwrotnej u Pracodawcy nie podjęto działań następczych lub nie
przekazano informacji zwrotnej lub Sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że
naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu
publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie
zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania
zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego
przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności
sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia
zmowy między Pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Pracodawcy w naruszeniu prawa.
2. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z
pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony
gwarantowanej przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).
3. Celem Pracodawcy jest zwiększenie efektywności wykrywania nieprawidłowości i
podejmowania skutecznych działań w celu ich eliminowania i skutecznego zarządzania
ryzykiem oraz wzrostu zaufania wśród osób zatrudnionych i partnerów handlowych, stąd
Pracodawca zachęca do korzystania z Procedury, w sytuacji możliwości zaradzenia
naruszeniu prawa w ramach struktury Pracodawcy.

§ 10
Postanowienia końcowe
1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowe Robex Sp.z o.o.
2. Ocena adekwatności i skuteczności Procedury dokonywana jest nie rzadziej niż raz na rok przez Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowe Robex Sp.z o.o.
3. Dyrektor zarządzający odpowiedzialny jest za zapoznanie wszystkich podległych sobie pracowników z postanowieniami Procedury.
4. Dyrektor zarządzający odpowiedzialny jest za wstępne i regularne szkolenia z zakresu objętego Procedurą.
5. Procedura zostanie opublikowana na stronie internetowej Pracodawcy pod adresem –
www.robex.pl, w zakładce pracownicy oraz udostępniona w formie papierowej na
tablicy ogłoszeń.